翻譯待業(yè)的一個特點就是客戶多，訂單量大，各譯種的兼職翻譯員也多，因此對客戶信息的管理的訂單業(yè)務的后續(xù)跟進服務工作量大，對翻譯人員的管理亦是如此，除專職語種的譯員外還有眾多的兼職翻譯人員存在，而計算以及審核這些譯員的報酬也成為一項頗為頭疼的工作，花費管理人員大量的精力。針對以上問題，該系統(tǒng)以直觀的界面，簡單的操作，把公司各種業(yè)務劃分成多個工作流程，將各項工作交由相應的業(yè)務員來維護，如業(yè)務員負責接單，進行訂單錄入，查看客戶歷史業(yè)務以進行合理報價，統(tǒng)籌員將翻譯任務分解，安排相應的專職或兼職譯員進行翻譯，譯員管理人員負責譯員資料添加，以及譯員能力評測等工作。管理員通過系統(tǒng)查看就可以監(jiān)督這些工作人員的工作，使公司對客戶，訂單，員工的管理變得有井井有條。而系統(tǒng)的數(shù)據(jù)計算功能也使原本繁雜的薪資計算工作變得簡單，簡單到管理人員只要打開相應的報表就可以了解相應的數(shù)據(jù)。在此基礎上系統(tǒng)提供了強大的經(jīng)營分析功能模塊，用直觀的圖形數(shù)據(jù)讓公司管理人員清晰地了解公司的當前經(jīng)營情況，將經(jīng)營者從日常繁煩的細小工作中解脫出來，分析經(jīng)營狀態(tài)，找出解決方法，并從容地制定公司下一步的經(jīng)營策略。
1、客戶信息管理：對客戶信息、常用聯(lián)系人、回訪記錄維護，行車路線等信息。每個拜訪記錄都可以登記在案，即使將來職員發(fā)生變動，新人也可以根據(jù)系統(tǒng)里的歷史信息，快速了解客戶狀態(tài)，順利接手工作，使人員流動帶來的不良影響降到最底?？蛻舻慕訂稳?，負責人管理（此信息在業(yè)務員工資提成計算時起作用），客戶審核。客戶郵址批量導出用以群發(fā)公司最新業(yè)務信息等資訊，手機號碼批量導出用以短信聯(lián)系客戶聯(lián)系人。歷史訂單信息查看，用以合理給出當前報價。
2、譯員信息管理：譯員資料維護，譯員相片管理，擅長的翻譯領域以及工作項目（如中譯英，中譯日等），管理譯員簡歷。查看譯員歷史翻譯記錄，及翻譯費用等。統(tǒng)籌人員可以根據(jù)譯員的資料安排最新訂單的翻譯人員。對公司網(wǎng)站有兼職人員登記功能的公司，系統(tǒng)還提供職員數(shù)據(jù)批量導入的功能，即使有龐大的兼職譯員隊伍，添加和管理起來也是易如反掌。
3、翻譯訂單管理：訂單信息維護，定義當前訂單的客戶類別，選擇接單跟單人員。一個訂單可以有多個翻譯項目。每個翻譯項目可以有一個或者多個翻譯人員進行翻譯。收款狀態(tài)，支出狀態(tài)管理：用于對客戶的應收款和對譯員的應付款進行管理。在此處對客戶的每次付款進行管理，哪天，付哪種款項（全款、余款）等。翻譯工作完成后，在收到所有款項后，對譯員工資進行發(fā)放，對每個譯員定一個支付日期，在報表中可以查到當前月對哪些譯員應付多少款項等情況一目了然，減少手工計算帶來的人為出錯和繁瑣工作，提高公司運作效率。
4、基礎信息管理：對翻譯領域、工作項目進行定義；對可能用到的貨幣進行管理，并定義匯率，在給外域譯員支付工資時，系統(tǒng)會根據(jù)匯率的定義算出應付給外域譯員的外幣金額；計價單位定義，通常是字或者篇；提成設定，對訂單的每個相關業(yè)務員如接單人，跟單人定義相應的提成比率，用于計算業(yè)務員的提成。銀行類別定義，銀行資料定義，用于給譯員支付工資時，確定是否需要扣除匯款費用。付款類別定義，用于定義每項客戶付款的性質(zhì)，通常是全款或者余款和預付款等。
5、提醒功能：系統(tǒng)提供三種提醒功能，分別是未收款提醒，催款提醒和催稿提醒，系統(tǒng)根據(jù)訂單中的收款狀態(tài)以及設定的催款日期，和催稿日期，顯示相應的訂單數(shù)據(jù)，進行訂單后續(xù)服務提醒。在訂單顯示中以醒目的紅色表示當前工作人員應關注的未完成工作。（此功能將在很短時間內(nèi)推出）6、權(quán)限管理：對訂單及其它涉及公司營業(yè)機密的數(shù)據(jù)進行相應的權(quán)限設定。比如對訂單數(shù)據(jù)，只允許操作員察看負責人為本人的訂單數(shù)據(jù)。對訂單的翻譯任務安排，只能由具有統(tǒng)籌權(quán)限的人員才能進行操作。對于收款、工資支付等狀態(tài)，只能由會計等權(quán)限的人員才能理發(fā)等。對訂單的每次修改都會留下最后修改人的姓名，以及修改日期信息，便于追究相關訂單維護的責任。對訂單的客戶信息，只允許高級人員才可以查看，既避免信息暴露給普通員工，又不影響高級人員查看。
7、報表管理：系統(tǒng)提供了譯員工資報表、營業(yè)資金報表、譯員付款清單、客戶對賬單、未收款報表、客戶情況分析表等。通過這些報表，可以讓公司管理人員在第一時間了解當前的員工工資情況，打印譯員付款清單，對譯員工資進行發(fā)放。了解客戶付款情況以及客戶情況，使得對下一步工作的指導工作比傳統(tǒng)的計算方式提高90%以上的效率。
8、營業(yè)數(shù)據(jù)圖表統(tǒng)計：系統(tǒng)提供營業(yè)額分析圖表、未收款分析圖表、毛利率分析圖表、每個工作項目的分析圖表、客戶類型分析圖表、語言對分析圖表、領域分析圖表、主題分析圖表等。這些圖表以每月營業(yè)額的對比方式比較公司每個月的經(jīng)營情況。比如營業(yè)分析圖表，圖表以每月工農(nóng)業(yè)柱狀圖的形式顯示每個月的營業(yè)額，從圖上可以輕易的看出每個月的營業(yè)量，對營業(yè)額低的月份進行工作分析，是廣告投放少了，還是業(yè)務員的流動而產(chǎn)生的影響，由此做出對公司下一步的業(yè)務工作進行指導。
本系統(tǒng)由微軟認證網(wǎng)絡工程師、微軟認證開發(fā)工程師主導開發(fā)。被深圳、上海等多家大中型翻譯企業(yè)所采用。經(jīng)過長期跟蹤調(diào)查，可為企業(yè)提高65%的運作效率，并使人為出錯情況減少了90%。
綜上所述。如果您對繁瑣的細小管理工作感到煩惱；如果您對公司經(jīng)營狀況感動難以把握，那么請立即跟我們的業(yè)務人員進行聯(lián)系，讓我們?yōu)槟菔鞠到y(tǒng)為您帶來的便捷之處，使用信息化管理軟件，不但領先您的競爭對手，還可使您的事業(yè)再上一個高峰。
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