電子文件檔案管理系統(tǒng)  V6.0

　　文件管理：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供了簡單的文件管理功能，可以實現(xiàn)收文、發(fā)文的錄入，電子文件上傳，文件處理，檔案軟件系統(tǒng)提供常用的收發(fā)文模版，提供文件檢索和報表打印功能。

　　檔案管理：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供文書、會計、科技、聲像、實物、人事、資料(參考資料、圖書)等標準門類;

　　報表：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中每個檔案門類都能夠提供標準的檔案目錄，具有自定義修改報表功能。每頁A4紙張可以打印多個卷脊、盒脊。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中檔案館版本能夠提供各種館藏檔案數(shù)據(jù)的著錄，包含建國前、建國后和革命歷史時期的各種類型的館藏檔案。

　　通用功能：

　　錄入權限過濾：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件遇到文件多全宗號時，全宗號列表按檔案軟件用戶所屬的全宗權限自動進行過濾。實體分類號錄入時，在實體分類列表進行選擇，系統(tǒng)自動過濾出當前用戶權限范圍內數(shù)據(jù)的實體分類號，按用戶全宗、用戶部門、當前檔案類別進行過濾。

　　存加功能：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件錄入完一條記錄，點擊存加，可以直接保存該記錄并添加下一條記錄。

　　自動生成字號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中的文號由機關代字、年度和順序號三部分組成的。機關代字在輔助字典中設置，系統(tǒng)會自動根據(jù)年度、機關代字、順序號生成當前錄入數(shù)據(jù)的文號。

　　自動生成檔號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以選擇自動生成檔號，檔號由系統(tǒng)根據(jù)檔號各組成項自動生成。用戶不選擇自動生成檔號，錄入時，件號不需要錄入、檔號為空，組卷標識為未組卷。

　　日期選擇：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件對于日期型的著錄項，提供日期型的選擇框進行選擇輸入，以減少用戶輸入量，提高錄入速度和準確性。

　　自動生成錄入項：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在數(shù)據(jù)錄入時，錄入項屬性可以選擇加一或繼承。例如：件號、順序號可以自動加一;全宗號、組卷年度、保管期限、案卷號、部門、錄入人都可以選擇繼承。

　　必錄項檢查：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設定某些字段是必錄項，必錄項為空時，系統(tǒng)會自動提供不能保存。

　　選擇輸入：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以由用戶自己設定某些文本型字段可以進行選擇輸入，用戶可以通過字典設置，設置好可以選擇的范圍，在錄入時直接進行選擇。例如保管期限、密級等字段。

　　批量修改/替換：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對某一著錄項的多條內容進行批量的替換、更改。內容可通過查詢操作來過濾選擇。

　　批量刪除：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件為用戶提供對某一著錄項的多條內容進行批量刪除。內容可通過查詢操作來過濾選擇。

　　目錄序列：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可選擇按全宗、保管期限、年度等不同的字段序列進行數(shù)據(jù)分層顯示。

　　快速檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有快速檢索檔號、題名、文號三個字段的快速檢索框，方便實用。

　　隱藏門類樹：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中門類樹可以隱藏起來，增加數(shù)據(jù)瀏覽列表的寬度;

　　隱藏二級模塊：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶為了在瀏覽數(shù)據(jù)時增加數(shù)據(jù)列表的寬度，可以隱藏或彈出二級模塊。

　　2.整理

　　文件期限鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有通過全宗號、年度、文號、責任者、題名進行查詢的功能，在查找結果中選擇全部或部分記錄進行鑒定，將原字段的空值填寫成鑒定的保管期限和分類號，原字段有值時，用鑒定后的值覆蓋原值。

　　檔案期限鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中的文件查詢條件相同時，系統(tǒng)默認只查詢出組卷標識為“未組卷”的檔案。進行保管期限和分類號的批量鑒定。

　　文件歸檔：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有把文件表中需歸檔的文件歸檔到檔案表的功能。通過查詢，選擇需要歸檔的數(shù)據(jù)。歸檔后，文件表中的文件還繼續(xù)存在，歸檔狀態(tài)由需歸檔改為已歸檔。

　　簡化組卷：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件對錄入時并未組卷的檔案(組卷標識為未組卷、件號、檔號為空的檔案)能夠進行自動生成檔號的過程。查詢出需要組卷的數(shù)據(jù)，再通過排序設置組卷文件的件號排列規(guī)則，系統(tǒng)可自動生成件號和檔號。

　　撤銷組卷：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可對已完成組卷的數(shù)據(jù)，進行撤銷組卷。檔案軟件系統(tǒng)自動將撤銷的數(shù)據(jù)的件號、檔號清除，將組卷標識改回未組卷。

　　手工裝盒：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有在用戶錄入檔案時不錄入盒號，根據(jù)檔案實體的裝盒上架情況，對檔案的盒號進行統(tǒng)一賦值的過程。

　　檔案調整：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對檔案的順序調整和檔號重置的過程，包括件號順序調整、案卷順序調整、卷內順序調整。

　　3.檢索

　　門類檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供對文件、檔案、資料、圖書信息的分門類檢索。在同一門類中，可設置查詢條件進行檢索。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持門類數(shù)據(jù)按一定的目錄進行序列分層顯示，例如歸檔文件按年度進行分層顯示。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持精確檢索、模糊檢索、組合條件檢索。

　　快速檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有門類數(shù)據(jù)列表功能，能夠提供快速檢索框，便于用戶隨時檢索

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件允許用戶自定義查詢界面，將常用的查詢字段置于界面的易用位置，提供查詢效率。

　　智能檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件檢索方式類似于Baidu的檢索輸入框，檔案軟件用戶不需要選擇需要檢索的門類和字段，系統(tǒng)在所有的門類和字段中去檢索。多關鍵詞帶空格檢索。

　　二次檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持對上次查詢結果再進行進階查詢。從而逐步縮小查找范圍，查找到所需文件。

　　原文檢索：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持對原文查詢、修改、刪除、下載等功能的操作?？刹樵冊牡拿Q、類型、大小、版本號、作者等相關信息?？蓪σ延械脑倪M行屬性的修改，原文的更替。可刪除某一個或一批原文?？上螺d原文的原始文件。

　　4.借閱

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶需要查閱其權限范圍外的數(shù)據(jù)時，必須提出借閱申請。本模塊主要是檔案軟件管理員對各種申請進行審批的功能，管理員可以做出同意或拒絕的批復。科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以根據(jù)不同用戶權限，經(jīng)過檔案管理部門嚴格審批通過才能調閱電子檔案原文信息。本模塊對實體檔案的借閱、歸還、催還進行管理;對電子文件的借閱、歸還進行管理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在查詢選擇需要借閱的檔案時，按照利用工作流程進行審批確認，提供借閱服務。對利用進行登記并進行報表輸出。實現(xiàn)了電子文件和實體檔案的在線借閱、審批、歸還，同時提供過程中的消息通知、流程的定值。提供檔案借閱利用的信息統(tǒng)計，報表輸出。

　　檔案借閱：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有實體檔案借閱和電子檔案借閱分別申請功能。檔案軟件系統(tǒng)提供添加、整理、提交等步驟的向導式操作。

　　借閱查詢：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中借閱申請人可對所有的借閱單進行查詢。查看每個單的申請單、數(shù)據(jù)明細、審批記錄;可以刪除申請單。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以按未提交、提交、駁回、審核、關閉等幾個狀態(tài)進行借閱單查詢;可以按交時間段、實體或電子借閱等進行借閱單查詢。

　　借閱審批：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件借閱申請人提交借閱申請后，相關審批人(其申請審批流程在檔案軟件系統(tǒng)管理的流程設置中進行設置)及檔案保管員在登錄后，在借閱審批模塊可以看到相關的批次，(或是在“我的工作臺—待批流程”也會收到相關信息)可點擊“查看”按鈕來進行審批處理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的審批人用戶可查看申請人及申請借閱的文件明細，決定是否要進行借閱，審批人可以對待批文件逐條進行審批，數(shù)據(jù)審批后，選擇執(zhí)行借閱。如還需要向上一級領導提交審批，就需要進行提交處理。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的實體借閱人將收到同意借閱實體檔案的消息，包括同意借哪份文件，什么時間可以去庫房借閱等。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的電子借閱人在電子檔案查看模塊可以查看已授權的電子檔案的原文。

　　實體檔案歸還：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在實體檔案借閱歸還后，檔案軟件系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中進行歸還操作。文件狀態(tài)將改為已歸還。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件在每一個借閱批次生成一個單號，檔案軟件系統(tǒng)管理員可按已歸還、未歸還、過期未歸還、三天后到期等不同的狀態(tài)進行借閱單號的過濾查詢，可查看借閱明細。對每個借閱單的多份檔案，可以選擇全部或部分歸還。

　　催還：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件管理員可以對到期仍未歸還的檔案進行催還處理，可以編輯催還消息，并發(fā)送郵件至借閱人。

　　電子檔案查看：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有經(jīng)過審批授權的電子檔案模塊，借閱申請人在該模塊下可以查看已授權的電子檔案的原文。

　　5.保管

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的保管模塊用于記錄庫房結構、庫房溫濕度登記，在檔案上架時登記檔案存放位置，可通過虛擬庫房進行檔案的查詢。

　　客房結構設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對多個庫房進行設置，每個庫房可以同時含密集架及檔案柜二種設備。

　　庫房溫濕度登記：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設置庫房標準的溫度及濕度;設置庫房三個不同的登記時間。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠對每天、不同庫房、三個時間時間段，溫度和濕度進行登記，一天登記一次室外溫度和濕度。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備不同年度，不同庫房進行年溫濕度分析表統(tǒng)計功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以按庫房、登記時間進行登記數(shù)據(jù)查詢，可以刪除登記數(shù)據(jù)。

　　檔案上架：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對已上架的檔案進行庫房存放位置的統(tǒng)一輸入，以方便檔案管理人員按庫房位置進行查找。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備不同門類，當用戶按全宗、年度、期限、分類號、件號、盒號、案卷號等條件查詢要上架的檔案，選擇需要存放的庫房位置，該位置如果是空，可以選擇上架，如果已經(jīng)有存放過，可以選擇覆蓋或是追加。

　　虛擬庫房查詢：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對已經(jīng)上架的檔案進行虛擬庫房查詢，提供圖形方式及門類樹型方式查詢檔案。

　　6.鑒定

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備對保管期限已到期的文件級/案卷級檔案進行鑒定的功能，用戶可以決定是否仍有繼續(xù)保存的價值，如果有則修改保管期限及記載修改情況，繼續(xù)保存，否則進行銷毀。同時本模塊也可鑒定檔案是否開放、是否控制，達到開放鑒定的功能，系統(tǒng)支持單卷、單件開放，也支持批量開放。

　　到期鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件中檔案到期需銷毀清冊時，檔案軟件系統(tǒng)提交人將需銷毀清冊的檔案找出，提交申請給審核人，可以多層審批，審核人經(jīng)過審核批準后，指定執(zhí)行人進行銷毀清冊。

　　開放鑒定：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有保密功能，同時也可以將密級是”絕密”、”機密”、”秘密”的涉密檔案，密級改為開放。開放鑒定不需要走審批流程，由檔案軟件系統(tǒng)管理員直接鑒定開放即可。

　　7.編研

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供對重要文件匯編、組織沿革、人事任免匯編、全宗指南、基礎數(shù)字匯編、大事記等檔案編研。錄入編研記錄并添加原文，提供編研模版。

　　8.統(tǒng)計

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的統(tǒng)計功能是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時也可以讓檔案軟件系統(tǒng)管理員隨時掌握館藏情況。本模塊實現(xiàn)了統(tǒng)計檔案館、檔案室保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計結果以報表形式打印出來。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠統(tǒng)計出本系統(tǒng)提供按全宗、保管期限、歸檔年度、實體分類、密級、部門等統(tǒng)計條目的數(shù)量或原文數(shù)量;包括數(shù)據(jù)表和圖表，圖表有餅狀圖、直方圖等。

　　9.數(shù)據(jù)管理

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持將DBF、XLS、XLM、TXT等格式數(shù)據(jù)文件導入或導出系統(tǒng)門類表，可以設置門類表導入導出字段。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有操作日志查詢功能，按日期、門類、操作模塊、記錄ID、檔號等信息進行查詢。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備回收站功能，刪除的門類數(shù)據(jù)和原文可以進行恢復。

　　10.檔案移交

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件為用戶提供在線接收或者離線接收各個立檔單位的電子數(shù)據(jù)和實體數(shù)據(jù)，并能夠根據(jù)接收的情況自動進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理。填寫移交表進行移交登記。

　　11.系統(tǒng)設置

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的管理系統(tǒng)采用集中管理，分級授權和用戶與角色相結合的控制管理模式，使整個系統(tǒng)的應用即保證了良好的靈活性，又保證了數(shù)據(jù)的安全得到良好的保證。

　　基本設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備密碼規(guī)則、分級授權、消息服務設置等功能。

　　密碼規(guī)則分為三種：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的密碼由任意字符、最小長度8位且必須由字母數(shù)字和特殊符號組成。

　　消息服務設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具備對電子文件和實體文件的歸還期設置提前通知的功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供常用的門類表，包含文書檔案 科技檔案(基建檔案 設備檔案、地質檔案)、會計檔案、 聲像檔案、照片檔案、實物檔案、設備檔案。

　　門類定制：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可按照自身的業(yè)務和管理需求自定義門類結構。

　　根據(jù)模塊生成新門類：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可根據(jù)模板生成新的門類;

　　修改門類表字段：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可對門類表結構進行字段名稱、屬性的編輯;

　　修改錄入卡片界面：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以根據(jù)自己的習慣調整卡片界面上顯示字段項、卡片大小、錄入框大小、錄入字段位置拖動。

　　全宗號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件能夠按檔案館分配給立檔單位的全宗號錄入，無分配代碼的單位可參考單位名稱自行設置。提供多全宗號管理。提供全宗號及全宗名的錄入、刪除、修改功能。

　　實體分類：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在錄入不同全宗時可以獨立設定實體分類。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件實體分類不限層級，可錄入上級分類、類目序號、類目名稱、關鍵詞，最底層分類可錄入歸檔范圍，包含序號、歸檔范圍、保管期限，提供歸檔范圍的修改和刪除功能。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可將某一全宗的實體分類方案導出成EXCEL表格，并可導出歸檔范圍及關鍵詞內容。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件的復制分類功能可將某一全宗的實體分類方案復制到另一個全宗。

　　輔助字典：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件提供密級、保管期限、部門、文種等字典?？梢暂斎胱值鋬热?，用戶在錄入進行選擇。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件支持每個全宗有獨立的輔助字典;字典也可以從其它全宗進行導入;可以設置字典列表某個值做為默認的字典顯示。

　　檔號格式：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶可以選擇檔號組成項，設置組成項在檔號中的排列順序、長度及組成項的分隔符。

　　科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在不同的檔案門類、不同全宗，可以設置不同的檔號格式。

　　重整檔號：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件用戶在調整檔號格式后，系統(tǒng)通過重整檔號功能對已采用之前檔號格式生成的數(shù)據(jù)重新調整，按新的檔號格式重新生成檔號。

　　組織機構：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以通過分級設置單位代碼、單位名稱、所屬全宗、父級單位代碼，對組織機構進行設置。

　　角色：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件角色即是擁有相同工作性質(系統(tǒng)功能操作權限)的用戶組。一個角色可以有多個用戶，一個用戶又可以擁有多個角色，此模塊提供角色的設置。

　　用戶：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件管理員可對檔案軟件用戶單獨設置對功能及數(shù)據(jù)的操作權限，用戶可以繼承所屬角色和部門的權限。

　　顯示列表設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有調整各檔案門類瀏覽列表的顯示字段項功能，設置字段顯示順序及寬度。用戶可將自定義后的設置存為默認值，系統(tǒng)提供恢復默認值的功能。

　　字段屬性設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件具有對各個檔案門類的字段屬性如字段是否值繼承、是否可為空、是否為權限控制字段、是否可重復、是否自動加一、是否為目錄序列字段等屬性進行設置的功能。

　　歸檔項設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以設置文件(包括發(fā)文、來文和內部文件)歸檔到那個檔案門類，以及二個表之間字段對應關系。

　　流程設置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件可以對實體檔案借閱、電子檔案借閱、到期鑒定設定工作流，設置審核人和執(zhí)行者，審核人支持多個用戶，執(zhí)行者只能是單個用戶或是某個角色。

　　原文FTP方式存儲：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件配置FTP服務器、FTP登錄用戶、密碼、原文存放位置等信息。

　　郵件配置：科怡企業(yè)版檔案系統(tǒng)軟件發(fā)送郵箱設置主要填寫SMTP服務器、登錄的郵箱地址、密碼、發(fā)送的郵箱地址等信息。